Warunek czasu

Jak ustawić warunek czasu w IVR?

Chcesz, aby firmowy telefon automatycznie kierował klientów do pracowników w godzinach otwarcia, a po zamknięciu biura odtwarzał informację o godzinach pracy? Dzięki funkcji Warunek czasu w wirtualnej centrali IVR ArkanaVoIP samodzielnie ustalisz, jak mają być obsługiwane połączenia przychodzące w poszczególne dni tygodnia i o różnych porach.

Nie musisz codziennie ręcznie włączać i wyłączać przekierowań ani zmieniać ustawień telefonu. System sprawdza aktualny dzień i godzinę, a następnie automatycznie wybiera odpowiednią ścieżkę obsługi połączenia.

Jak skonfigurować dni i godziny pracy centrali telefonicznej?

Otwórz graficzny edytor scenariuszy IVR i dodaj akcję Warunek czasu w miejscu, w którym chcesz sprawdzać dostępność swojej firmy.

Następnie skonfiguruj trzy ustawienia:

1. Dni tygodnia – zaznacz dni, w których warunek ma obowiązywać. Możesz wybrać dowolną kombinację dni od poniedziałku do niedzieli, na przykład tylko dni robocze, weekendy albo wszystkie siedem dni tygodnia.

2. Od – określ godzinę rozpoczęcia przedziału, na przykład 08:00.

3. Do – określ godzinę zakończenia przedziału, na przykład 16:00. Godzina końcowa również należy do ustawionego zakresu.

Godziny podajesz w formacie 24-godzinnym (GG). System korzysta z polskiej strefy czasowej Europe/Warsaw, uwzględniającej zmianę czasu letniego i zimowego. Godzina rozpoczęcia musi różnić się od godziny zakończenia.

Po skonfigurowaniu warunku dostępne są dwie niezależne ścieżki:

• W tych godzinach – wykonywana, gdy dzień i godzina połączenia odpowiadają ustawionemu harmonogramowi.

• Poza godzinami – wykonywana, gdy połączenie nastąpi w innym terminie.

Do każdej ścieżki możesz przypisać kolejne akcje IVR, np. połączenie z pracownikiem, odtworzenie komunikatu, menu tonowe, przekierowanie na numer telefonu czy pocztę głosową. Dzięki temu sam decydujesz, co usłyszy rozmówca i gdzie trafi jego połączenie.

Przykład: automatyczna obsługa telefonu w godzinach pracy firmy

Załóżmy, że Twoje biuro pracuje od poniedziałku do piątku w godzinach 08:00–16:00.

Ustaw dni od poniedziałku do piątku, godzinę rozpoczęcia na 08:00 i zakończenia na 16:00.

W godzinach pracy: klient zostaje automatycznie połączony z wybranymi kontami SIP pracowników lub skierowany do kolejki działu obsługi klienta, jeśli korzystasz z tej usługi.

Poza godzinami pracy: zamiast bezskutecznie czekać na odebranie telefonu, rozmówca może usłyszeć komunikat: „Dziękujemy za kontakt. Nasze biuro jest czynne od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 16:00. Zapraszamy do kontaktu w godzinach pracy”.

Po komunikacie możesz zakończyć połączenie, uruchomić pocztę głosową albo skierować rozmówcę do innej przygotowanej ścieżki.

Tak skonfigurowana automatyczna centrala telefoniczna działa zgodnie z harmonogramem bez konieczności codziennej ingerencji pracowników.

Jak ustawić godziny nocne i dyżury telefoniczne?

Warunek czasu obsługuje również przedziały przechodzące przez północ. To przydatne rozwiązanie dla firm prowadzących nocną obsługę klientów, hoteli, serwisów technicznych, ochrony czy całodobowych infolinii.

Przykładowo możesz wybrać poniedziałek i ustawić godziny od 22:00 do 06:00. Warunek będzie spełniony od poniedziałku od 22:00 do wtorku do 06:00.

W ten sposób połączenia przychodzące w czasie dyżuru mogą być kierowane do pracownika nocnej zmiany, a pozostałe obsługiwane według innego scenariusza.

Czy można ustawić różne godziny pracy w poszczególne dni?

Tak. W jednym scenariuszu IVR możesz zastosować kilka następujących po sobie warunków czasu, tworząc bardziej rozbudowany harmonogram.

Przykładowo:

• Poniedziałek–piątek, 08:00–16:00 – połączenie z biurem.

• Sobota, 09:00–13:00 – połączenie z dyżurnym pracownikiem.

• Niedziela i pozostałe godziny – komunikat o zamknięciu firmy lub poczta głosowa.

Możesz również przygotować oddzielne zakresy dla porannej i popołudniowej zmiany, przerw w pracy, dyżurów weekendowych czy różnych działów firmy.

Każdy warunek sprawdza własny zakres dni i godzin, dlatego odpowiednie połączenie kilku bloków pozwala zbudować harmonogram dostosowany do organizacji Twojego przedsiębiorstwa.

Dlaczego warto automatycznie kierować połączenia według godzin pracy?

Klienci nie zawsze dzwonią wtedy, gdy Twoja firma jest otwarta. Zdarza się, że próbują skontaktować się wieczorem, w weekend albo podczas przerwy w pracy biura.

Zamiast pozostawiać ich bez informacji, możesz automatycznie poinformować o godzinach dostępności lub zaproponować inną formę kontaktu.

Warunek czasu w IVR pozwala:

• Automatycznie przełączać sposób obsługi połączeń zależnie od godzin pracy.

• Kierować rozmowy do odpowiednich pracowników i działów.

• Przygotować osobne scenariusze dla dni roboczych, weekendów i nocnych dyżurów.

• Informować klientów o zamknięciu biura bez konieczności ręcznej obsługi telefonu.

• Udostępnić pocztę głosową lub inne przygotowane działania poza godzinami pracy.

• Ograniczyć liczbę połączeń kierowanych do niedostępnych pracowników.

• Zachować spójny sposób obsługi klientów, także wtedy, gdy nikt nie odbiera telefonu.

Funkcja sprawdzi się zarówno w małym biurze, sklepie internetowym czy gabinecie, jak i w większej firmie posiadającej kilka działów, infolinię lub pracowników zmianowych.

Ważne: Warunek czasu samodzielnie nie odbiera połączeń, nie odtwarza nagrań i nie przekierowuje rozmów. Sprawdza harmonogram i wybiera odpowiednią gałąź scenariusza, w której konfigurujesz dalsze działania. Nie posiada również osobnego pola do ustawiania świąt czy konkretnych dat kalendarzowych.

Dzięki wirtualnej centrali IVR ArkanaVoIP możesz stworzyć automatyczną obsługę połączeń dopasowaną do rzeczywistych godzin pracy swojej firmy, bez konieczności ręcznego zmieniania ustawień każdego dnia.