0,00 zł netto/mc | 0,00 zł brutto/mc
Jednorazowa opłata w miesiącu aktywacji usługi (1-wsza aktywacja bez miesięcznego abonamentu).
0,00 zł netto/mc | 0,00 zł brutto/mc
Koszt jaki będziesz ponosił co miesiąc.
Łączy rozmówców w pokoju konferencyjnym Twojego konta. Wybierasz numer pokoju, opcjonalny PIN, limit uczestników i stan mikrofonu po wejściu. Ten sam numer pokoju na innym koncie oznacza całkowicie oddzielną konferencję.
Wszystkie wejścia do tego samego pokoju powinny mieć jednakowe ustawienia PIN-u i limitu. Po opuszczeniu konferencji scenariusz może wykonać kolejny krok.
Chcesz porozmawiać jednocześnie z kilkoma pracownikami, omówić ważną sprawę z klientami albo zorganizować krótkie spotkanie telefoniczne? Nie musisz zestawiać osobnych rozmów z każdą osobą. Funkcja „Dołącz do konferencji” w wirtualnej centrali ArkanaVoIP umożliwia połączenie wielu rozmówców w jednym pokoju konferencyjnym.
Uczestnicy mogą dołączyć do wspólnej rozmowy, dzwoniąc na odpowiednio skonfigurowany numer telefonu Twojej firmy. Każdy, kto zostanie skierowany przez scenariusz IVR do tego samego pokoju, może uczestniczyć w rozmowie z pozostałymi osobami.
Konferencja telefoniczna to wygodny sposób na prowadzenie spotkań, konsultacji i rozmów zespołowych, szczególnie gdy uczestnicy znajdują się w różnych miejscach i chcą korzystać ze zwykłego telefonu.
Wyobraź sobie, że Twoja firma ma kilka oddziałów w różnych miastach. Każdego ranka kierownicy muszą omówić plan pracy, bieżące zadania i sprawy wymagające wspólnej decyzji.
Zamiast dzwonić kolejno do poszczególnych osób, możesz przygotować jeden pokój konferencyjny. Uczestnicy wybierają numer telefonu firmy i trafiają do wspólnej rozmowy.
Możesz również wykorzystać menu głosowe IVR, na przykład:
„Witamy w ArkanaVoIP. Aby połączyć się z biurem, wybierz 1. Aby dołączyć do konferencji telefonicznej, wybierz 2”.
Po naciśnięciu odpowiedniego klawisza centrala kieruje rozmówcę do wyznaczonego pokoju konferencyjnego. Jeśli pozostali uczestnicy już w nim przebywają, mogą rozpocząć wspólną rozmowę.
Dołączenie do konferencji nie wymaga od rozmówcy znajomości struktury Twojej centrali. Wystarczy, że zadzwoni pod właściwy numer i przejdzie przez przygotowany przez Ciebie scenariusz.
Każda konferencja jest przypisana do określonego pokoju telefonicznego. Podczas tworzenia scenariusza sam wybierasz jego numer, a centrala wykorzystuje go do połączenia uczestników we wspólnej rozmowie.
Możesz utworzyć różne pokoje do różnych celów, na przykład:
To przykładowy podział. Numery pokoi i ich przeznaczenie ustalasz samodzielnie. W konfiguracji możesz korzystać z numerów od 1 do 999999.
Co istotne, pokoje są oddzielone pomiędzy kontami klientów ArkanaVoIP. Jeżeli dwie różne firmy utworzą pokój o numerze 100, nie oznacza to wspólnej konferencji. Każde konto korzysta z własnej przestrzeni rozmów.
Nie musisz ograniczać dostępu do pokoju konferencyjnego do jednego numeru telefonicznego. Jeżeli posiadasz kilka numerów na swoim koncie ArkanaVoIP, możesz przygotować scenariusze, które kierują rozmówców do tego samego pokoju.
Przykładowo pracownicy mogą korzystać z numeru firmowego przeznaczonego do spotkań wewnętrznych, a partnerzy biznesowi z innego numeru. Jeśli oba scenariusze kierują połączenia do tego samego pokoju, uczestnicy mogą rozmawiać ze sobą.
Dzięki temu telefoniczne spotkania grupowe można organizować w sposób dopasowany do struktury firmy, bez konieczności udostępniania wszystkim osobom tego samego numeru kontaktowego.
Nie każda rozmowa powinna być dostępna dla wszystkich osób znających numer telefonu firmy. Jeśli organizujesz spotkanie wewnętrzne, konsultację z kontrahentem lub rozmowę dotyczącą spraw organizacyjnych, możesz zabezpieczyć wejście do pokoju kodem PIN.
W ustawieniach konferencji możesz podać kod składający się z 4 do 12 cyfr. Rozmówca musi znać właściwy PIN, aby uzyskać dostęp do zabezpieczonego pokoju.
Jeżeli konferencja jest otwarta dla osób kierowanych przez Twój scenariusz IVR, możesz pozostawić to pole puste. Kod PIN jest opcjonalny.
W przypadku kilku ścieżek prowadzących do tego samego pokoju warto stosować identyczną konfigurację zabezpieczeń, aby uczestnicy korzystali ze spójnych zasad dostępu.
Nie każda konferencja musi obejmować kilkadziesiąt osób. Czasami wystarczy wspólna rozmowa trzech pracowników, a innym razem potrzebne jest spotkanie całego zespołu.
W ArkanaVoIP możesz ustawić maksymalną liczbę uczestników od 2 do 100 osób. Dzięki temu sam określasz wielkość pokoju konferencyjnego zgodnie z potrzebami swojego spotkania.
Jeżeli przygotowujesz niewielką konsultację z klientem, możesz ograniczyć pokój do kilku uczestników. Przy spotkaniach zespołowych ustawisz odpowiednio większy limit.
Warto dobrać maksymalną liczbę osób do rzeczywistego przeznaczenia konferencji. Większa liczba uczestników nie zawsze oznacza wygodniejszą rozmowę, szczególnie jeśli wszyscy chcą zabierać głos jednocześnie.
Podczas konfiguracji decydujesz również, czy rozmówca ma wejść do konferencji z włączonym, czy wyciszonym mikrofonem.
To dobry wybór podczas spotkań niewielkich zespołów, narad firmowych czy konsultacji, w których każdy uczestnik powinien od początku móc zabrać głos.
Rozmówca dołącza do pokoju z aktywnym mikrofonem, dzięki czemu może od razu uczestniczyć w dyskusji.
Jeżeli organizujesz większą konferencję, szkolenie telefoniczne lub spotkanie, podczas którego jedna osoba przekazuje informacje pozostałym, możesz ustawić początkowe wyciszenie mikrofonu.
Pozwala to ograniczyć przypadkowe dźwięki z otoczenia nowych uczestników i ułatwia rozpoczęcie spotkania w spokojniejszych warunkach.
Ustawienie dotyczy stanu mikrofonu przy wejściu do pokoju. Nie jest to osobny panel zarządzania wszystkimi uczestnikami ani automatyczny system prowadzenia konferencji.
Do przygotowania pokoju wykorzystujesz graficzny edytor scenariuszy IVR. Nie musisz samodzielnie pisać konfiguracji Asteriska.
Jeśli konferencja ma być dostępna z menu głosowego, dodaj wcześniej komunikat z instrukcją wyboru odpowiedniego klawisza. Dzięki temu rozmówca będzie wiedział, jak dostać się do pokoju.
Ważne: akcja nie dzwoni automatycznie do wszystkich uczestników. Kieruje do wspólnego pokoju osoby, które połączą się z odpowiednio przygotowanym scenariuszem IVR.
Każdy uczestnik korzysta z własnego połączenia telefonicznego. Gdy jedna osoba się rozłączy, nie oznacza to automatycznego zakończenia rozmowy pozostałych uczestników.
W scenariuszu dostępna jest również ścieżka „Po opuszczeniu konferencji”. Pozwala ona określić kolejne działania, jeżeli obsługa danego uczestnika wróci z pokoju konferencyjnego do scenariusza IVR i połączenie nadal trwa.
Możesz na przykład przygotować dalszy komunikat lub zakończyć rozmowę. Jeśli jednak uczestnik po prostu odłoży słuchawkę, nie można już odtwarzać mu kolejnych informacji głosowych.
Konferencja telefoniczna może przydać się znacznie częściej niż podczas oficjalnych spotkań zarządu. W codziennej pracy przedsiębiorstwa istnieje wiele sytuacji, w których kilka osób powinno porozmawiać jednocześnie.
Firmy handlowe mogą organizować krótkie odprawy z przedstawicielami pracującymi w terenie. Każdy uczestnik dzwoni pod firmowy numer i dołącza do wspólnej rozmowy.
Działy techniczne mogą wykorzystać pokój konferencyjny do wspólnego omówienia trudniejszego zgłoszenia. Zamiast przekazywać informacje pomiędzy kilkoma osobami, można zebrać je w jednym połączeniu.
Biura obsługi klienta mogą przygotować odrębne pokoje do konsultacji wymagających udziału kilku pracowników, na przykład opiekuna klienta i specjalisty technicznego.
Firmy posiadające wiele oddziałów mogą organizować regularne rozmowy organizacyjne bez konieczności spotykania się w jednym miejscu.
Ostateczne zastosowanie zależy od potrzeb Twojej firmy oraz sposobu przygotowania numerów i scenariuszy telefonicznych.
Największą zaletą tej funkcji jest możliwość połączenia rozmów konferencyjnych z pozostałymi działaniami wirtualnej centrali ArkanaVoIP.
Możesz na przykład udostępniać wejście do konferencji tylko w określonych godzinach, kierować rozmówców przez menu tonowe albo przygotować różne pokoje dla poszczególnych działów firmy.
Uczestnicy nie muszą wiedzieć, jak zbudowany jest scenariusz. Dzwonią pod wskazany numer, wybierają odpowiednią opcję i trafiają do pokoju konferencyjnego przygotowanego przez administratora.
„Dołącz do konferencji” pozwala wykorzystać firmową telefonię VoIP nie tylko do rozmów pomiędzy dwiema osobami, ale również do prowadzenia spotkań grupowych. W jednym systemie możesz obsługiwać zwykłe połączenia przychodzące, menu głosowe, przekierowania i konferencje telefoniczne dopasowane do potrzeb Twojej organizacji.
